Automatisierungslösungen für Finanzabteilungen

Vollständige Prozessanalyse und Digitalisierungsstrategie

Unsere umfassende Prozessanalyse ist der erste Schritt auf dem Weg zu einer effizienten, digitalisierten Finanzabteilung. In dieser Phase analysieren wir Ihre bestehenden Dokumentenflüsse, identifizieren Engpässe und Optimierungspotenziale und entwickeln eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie, die Ihren spezifischen Anforderungen und Unternehmenszielen entspricht.

Der Analyseprozess beginnt mit intensiven Workshops, in denen wir gemeinsam mit Ihren Prozessverantwortlichen die aktuellen Arbeitsabläufe dokumentieren. Anschließend erstellen wir detaillierte Prozesslandkarten und identifizieren die kritischen Punkte, an denen Automatisierung den größten Nutzen bringen kann. Basierend auf dieser Analyse entwickeln wir ein umfassendes Konzept, das konkrete Maßnahmen, Technologieempfehlungen und einen realistischen Implementierungsplan enthält. Unsere Strategie berücksichtigt dabei nicht nur technische Aspekte, sondern auch organisatorische Veränderungen und notwendige Kompetenzentwicklungen im Team.

Implementierung intelligenter Rechnungsverarbeitung

Unsere Lösung für intelligente Rechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Buchung und Archivierung. Mit fortschrittlichen OCR-Technologien und künstlicher Intelligenz werden Rechnungsdaten präzise erfasst, validiert und an Ihr Buchhaltungssystem übermittelt – unabhängig vom Eingangsformat der Rechnung.

Die Implementierung umfasst die Einrichtung digitaler Eingangskanäle für Rechnungen (E-Mail, Portal, Scan), die automatische Extraktion relevanter Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz und Zahlungsbedingungen, sowie die Validierung gegen Bestelldaten und Lieferanteninformationen. Unser System lernt kontinuierlich aus Korrekturen und verbessert so seine Erkennungsleistung mit jeder verarbeiteten Rechnung. Integrierte Workflows leiten Rechnungen automatisch an die zuständigen Genehmiger weiter und ermöglichen mobile Freigaben. Nach Abschluss des Prozesses werden die Daten automatisch in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übertragen und die Dokumente revisionssicher archiviert. Diese Lösung reduziert die Bearbeitungszeit pro Rechnung um bis zu 80% und minimiert Fehler bei der manuellen Dateneingabe.

Workflow-Automation für Genehmigungsprozesse

Unsere Workflow-Automation-Lösung digitalisiert und optimiert komplexe Genehmigungsprozesse in Finanzabteilungen. Von einfachen Zwei-Augen-Prinzipien bis hin zu mehrstufigen Freigabestrukturen mit Wertgrenzen und Vertretungsregelungen – wir gestalten flexible, transparente Abläufe, die Ihren Compliance-Anforderungen entsprechen.

Im Mittelpunkt steht ein konfigurierbarer Workflow-Designer, mit dem Sie Prozesse ohne Programmierkennnisse modellieren können. Integrierte Regelwerke ermöglichen die automatische Weiterleitung von Dokumenten basierend auf Beträgen, Kostenstellen oder anderen Kriterien. Erinnerungsfunktionen benachrichtigen bei überfälligen Freigaben, und ein übersichtliches Dashboard zeigt jederzeit den aktuellen Status aller laufenden Prozesse. Die mobile App erlaubt Freigaben von unterwegs, während ein detailliertes Audit-Trail alle Aktivitäten für Prüfungszwecke dokumentiert. Diese Lösung verkürzt Durchlaufzeiten drastisch, erhöht die Prozesssicherheit und schafft volle Transparenz über alle finanziellen Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse.

KI-gestützte Dokumentenklassifizierung

Unsere KI-gestützte Dokumentenklassifizierung revolutioniert die Verarbeitung eingehender Dokumente in Finanzabteilungen. Das System erkennt automatisch die Art des Dokuments, extrahiert relevante Informationen und leitet es in den entsprechenden Verarbeitungsprozess – ohne manuelle Vorsortierung oder Kategorisierung.

Die Lösung basiert auf fortschrittlichen Machine-Learning-Algorithmen, die auf Tausenden von Beispieldokumenten trainiert wurden und kontinuierlich dazulernen. Sie erkennt zuverlässig zwischen verschiedenen Dokumenttypen wie Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Verträgen oder Kontoauszügen und wendet jeweils spezifische Extraktionsregeln an. Selbst bei unbekannten Formaten oder Lieferanten erzielt das System hohe Erkennungsraten und verbessert sich mit jeder Korrektur. Die extrahierten Daten werden strukturiert abgelegt und können für Analysen, Prozessautomatisierung oder Compliance-Zwecke genutzt werden. Durch die intelligente Vorsortierung und Datenextraktion sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit und können sich auf inhaltliche Prüfungen und Ausnahmefälle konzentrieren.

Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen

Unsere Integrationslösungen verbinden Ihre Dokumentenmanagement- und Automatisierungssysteme nahtlos mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen. So entstehen durchgängige digitale Prozesse ohne Medienbrüche, manuelle Dateneingaben oder Doppelerfassungen.

Wir bieten vorkonfigurierte Konnektoren für alle gängigen Finanzsysteme wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, Sage oder Abacus und können auch individuelle Schnittstellen zu spezialisierten Branchenlösungen entwickeln. Die bidirektionale Integration ermöglicht sowohl den Import von Stammdaten für Validierungszwecke als auch den Export von Buchungsdaten und digitalisierten Belegen. Intelligente Mapping-Funktionen sorgen für die korrekte Zuordnung von Datenfeldern zwischen den Systemen, während Validierungsregeln Datenkonsistenz sicherstellen. Die Synchronisation erfolgt wahlweise in Echtzeit oder im Batch-Modus, basierend auf Ihren Anforderungen. Dank offener Architektur und standardisierter APIs ist unsere Lösung zukunftssicher und kann flexibel an veränderte Systemlandschaften angepasst werden. Diese nahtlose Integration maximiert den Wert Ihrer bestehenden Softwareinvestitionen und schafft einen echten End-to-End-Prozess ohne manuelle Zwischenschritte.

Compliance-Dokumenten-Management

Unser Compliance-Dokumenten-Management bietet eine umfassende Lösung für die revisionssichere Verwaltung, Aufbewahrung und Nachweisführung aller finanzrelevanten Dokumente. Das System stellt sicher, dass Ihre Finanzprozesse allen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen und bei Prüfungen lückenlos nachgewiesen werden können.

Die Lösung umfasst automatisierte Archivierungsprozesse mit elektronischen Signaturen und Zeitstempeln, die die Unveränderbarkeit der Dokumente gemäß GoBD und anderen Vorschriften sicherstellen. Intelligente Aufbewahrungsregeln verwalten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterschiedlicher Dokumenttypen und initiieren automatische Löschvorgänge nach Fristablauf, gemäß DSGVO-Anforderungen. Ein umfassendes Berechtigungskonzept reguliert den Zugriff auf sensible Finanzinformationen und protokolliert jede Einsichtnahme oder Bearbeitung. Die integrierte Prüfungsunterstützung ermöglicht schnelle Zusammenstellung relevanter Dokumente für interne oder externe Audits, während automatisierte Compliance-Berichte regelmäßig den Status und potenzielle Risiken dokumentieren. Diese Lösung minimiert Compliance-Risiken, reduziert den Aufwand für Prüfungen erheblich und schafft Rechtssicherheit für Ihre digitalen Finanzprozesse.

Schulung und Change-Management

Unser Schulungs- und Change-Management-Programm begleitet Ihre Organisation bei der erfolgreichen Einführung und Adoption der neuen Automatisierungslösungen. Wir bieten einen strukturierten Ansatz, der technisches Training mit Veränderungsmanagement kombiniert, um eine hohe Akzeptanz und optimale Nutzung der neuen Systeme sicherzustellen.

Das Programm beginnt mit einer Stakeholder-Analyse und maßgeschneiderten Kommunikationsstrategie, um alle Beteiligten frühzeitig einzubinden und für die Vorteile der Veränderung zu sensibilisieren. Unsere modularen Schulungskonzepte richten sich an verschiedene Nutzergruppen – von Basis-Anwendern bis hin zu Administratoren – und kombinieren interaktive Webinare mit praktischen Workshops und kontextbezogenen Lernmaterialien. Ein Team von Change-Agents wird aus Ihren Mitarbeitern ausgebildet, um als interne Multiplikatoren und erste Anlaufstellen zu fungieren. Während der Einführungsphase stellen wir Experten für Coaching und Vor-Ort-Unterstützung bereit und begleiten die kritischen ersten Wochen intensiv. Regelmäßige Feedback-Runden und Nutzungsanalysen identifizieren Optimierungsmöglichkeiten, während fortgeschrittene Schulungen nach der Stabilisierung das volle Potenzial der Lösungen erschließen. Dieser ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass die technologische Investition durch kompetente und motivierte Anwender optimal genutzt wird.